Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Käsittelemme tietojasi turvallisesti ja vastuullisesti

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan organisaation, kuten Sleyn, tulee kertoa sinulle, kuinka tietojasi tallennetaan ja käytetään. Me käsittelemme henkilötietojasi vastuullisesti ja turvallisesti. Lue siitä lisää tästä.

Tietosuojaseloste — Suomen Luterilainen Evankeliumiyhdistys ry (Sley)

Laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12–14 artiklan ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti. Päivitetty 15.6.2026.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Suomen Luterilainen Evankeliumiyhdistys ry (Sley), Y-tunnus 0242525-6 Fredrikinkatu 42, PL 184, 00181 Helsinki Puhelin 09 251 390

Tietosuoja-asioissa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä yhteyspiste: tietosuoja@sley.fi. Sleyllä ei ole erikseen nimettyä tietosuojavastaavaa, koska laki ei sitä edellytä.

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Sleyn asiakas- ja sidosryhmärekisteri. Rekisteröityjä ovat lahjoittajat, julkaisujen ja tuotteiden tilaajat, tapahtumiin ja toimintaan osallistuvat, vapaaehtoiset sekä muut Sleyn kanssa asioivat henkilöt ja yhteisöjen yhteyshenkilöt.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Etu- ja sukunimi; edustettu yhteisö; yhteystiedot (sähköposti, postiosoite, puhelinnumero); asiakas-/lahjoittajanumero; lahjoitus-, tilaus- ja maksutiedot sekä niiden historia; laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot; suoramarkkinointiluvat ja -kiellot; mahdollinen ilmoitettu sukupuoli; asiakkuuden alkamis- ja päättymistiedot; yhteydenpitoon ja viestintään liittyvät tiedot.

Erityiset henkilötietoryhmät: yhteys Sleyhin voi paljastaa henkilön uskonnollisen vakaumuksen, joka on tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittama erityinen henkilötietoryhmä (ks. kohta 4).

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja perustein:

Lahjoitusten ja tilausten vastaanotto ja hallinnointi sekä asiakas- ja lahjoittajasuhteen hoito ja siihen liittyvä viestintä: sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimet (6 art. 1 b) ja/tai oikeutettu etu (6 art. 1 f).
Kirjanpito, laskutus, perintä ja muut lakisääteiset velvoitteet: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c).
Toiminnan ja varainhankinnan kehittäminen, tilastointi sekä viestinnän kohdentaminen: oikeutettu etu (6 art. 1 f) yhdessä 9 artiklan 2 d alakohdan kanssa. Sley voi ryhmitellä lahjoittajia ja yhteystietoja esimerkiksi lahjoitushistorian, lahjoitusten määrän tai aktiivisuuden perusteella kohdentaakseen viestintää ja varainhankintaa mahdollisimman olennaisesti. Ryhmittely on Sleyn sisäistä, eikä se sisällä 22 artiklan tarkoittamaa pelkkään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa, oikeusvaikutuksia tai vastaavasti merkittäviä vaikutuksia tuottavaa päätöksentekoa. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa tällaista käsittelyä.
Sähköinen suoramarkkinointi (uutiskirjeet, sähköposti, tekstiviesti): suostumus (6 art. 1 a ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §). Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
Sleyn oma postitse tapahtuva suoramainonta: oikeutettu etu (6 art. 1 f). Rekisteröity voi kieltää eli vastustaa tätä milloin tahansa.
Uskonnollista vakaumusta paljastavien tietojen käsittely: tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 d alakohta — käsittely tapahtuu Sleyn oikeutetun toiminnan yhteydessä ja koskee yhdistyksen jäseniä ja siihen säännöllisessä yhteydessä olevia henkilöitä. Näitä tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.

5. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Tietoja käsittelevät Sleyn henkilöstö tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa sekä Sleyn lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen sopimus. Käsittelijöiden ryhmiä ovat jäsenrekisteri- ja asiakkuudenhallintajärjestelmien toimittajat, laskutus- ja maksunvälityspalvelut sekä IT-, hosting- ja viestintäpalvelut.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille rekisterinpitäjille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä laskutukseen ja perintään liittyvissä asioissa.

6. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos käyttäjä antaa suostumuksen markkinointievästeisiin, sivuston Meta-pixel voi siirtää tietoa Meta Platforms, Inc:lle Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission EU–US Data Privacy Framework -riittävyyspäätökseen (Meta on kehyksen mukaisesti sertifioitu). Ilman markkinointisuostumusta tällaista siirtoa ei tapahdu.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakas- ja lahjoittajasuhteen ajan sekä sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Esimerkiksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta). Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot säilytetään niin kauan kuin tieto on tarpeen. Tarpeettomiksi käyneet tiedot poistetaan säännöllisesti. Whistleblowing-ilmoituskanavan tietojen säilytys on kuvattu kohdassa 13.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään (rekisteröityminen, lahjoitukset, tilaukset, osallistuminen ja yhteydenotot) sekä asiakassuhteen aikana syntyvistä tapahtumista. Yhteisöjen yhteyshenkilöiden tietoja voidaan saada myös edustetulta yhteisöltä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

saada pääsy omiin henkilötietoihinsa (15 art.);
oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot (16 art.);
poistaa tietonsa eli tulla unohdetuksi (17 art.), ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintä estä poistamista;
rajoittaa käsittelyä (18 art.);
siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen (20 art.);
vastustaa käsittelyä (21 art.); suoramarkkinoinnin voi kieltää milloin tahansa, ja kielto on ehdoton;
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa (7 art. 3) ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen;
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnön voi tehdä vapaamuotoisesti, esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@sley.fi. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, mistä ilmoitetaan rekisteröidylle (12 art. 3).

Yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön tietojen poistaminen voidaan evätä siltä osin kuin tietojen käsittely on tarpeen yhteisösuhteen hoitamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Valvontaviranomainen: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki, puhelin 029 56 66700. Valituksen voi tehdä myös siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyllä on vakituinen asuinpaikka tai työpaikka.

10. Evästeet ja kävijäseuranta

Sivusto sley.fi käyttää evästeitä ja kävijäseurantaa, joita hallitaan sivuston evästehallinnan (Complianz) kautta. Ei-välttämättömät evästeet ja seurantaskriptit on estetty siihen asti, kunnes käyttäjä antaa niihin suostumuksen. Suostumus on eriytetty evästetyypeittäin, ja sen voi muuttaa tai peruuttaa milloin tahansa evästeasetuksista. Pelkkä selaimen asetusten muuttaminen ei ole pätevä suostumuksen antotapa.

Välttämättömät evästeet: palvelun toiminnalle välttämättömät evästeet eivät edellytä suostumusta.

Matomo-kävijäseuranta (itse Suomessa hostattu): Ilman suostumusta Matomo toimii evästeettömässä tilassa, jossa kävijän IP-osoite anonymisoidaan. Tämä on välttämätöntä tilastointia, eikä se edellytä suostumusta. Jos käyttäjä hyväksyy tilastoevästeet, Matomo käyttää evästeitä ja pysyviä tunnisteita tarkempaa kävijäseurantaa varten, eikä IP-osoitetta tällöin anonymisoida; tämä käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen. Matomon keräämät tiedot säilytetään Sleyn omalla palvelimella Suomessa, niitä ei jaeta kolmansille osapuolille eikä siirretä ETA-alueen ulkopuolelle, ja Sley on niiden ainoa rekisterinpitäjä.

Markkinointievästeet (esimerkiksi Meta-pixel): Otetaan käyttöön vain käyttäjän markkinointisuostumuksella. Näiden osalta Sley ja Meta toimivat yhteisrekisterinpitäjinä (26 art.), ja tietoa voidaan siirtää Metalle Yhdysvaltoihin kohdassa 6 kuvatulla tavalla.

Evästeillä ja kävijäseurannalla voidaan kerätä esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, vierailun ajankohta, selatut sivut ja selaintiedot. Tietoja käytetään sivuston kehittämiseen ja tilastointiin sekä, markkinointisuostumuksen perusteella, viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa, ja sitä saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin pääsevät vain määrätyt Sleyn ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmät on suojattu palomuurein ja ajantasaisin teknisin suojakeinoin, ja käsittelijöiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset sopimukset.

12. Alaikäisten henkilötiedot

Sleyn lapsi-, nuoriso- ja perhetyössä (esimerkiksi leiri- ja kerhotoiminta, rippikoulu) voidaan käsitellä myös alaikäisten henkilötietoja. Tietoja käsitellään vain toiminnan järjestämisen edellyttämässä laajuudessa, ja alaikäisen tietoja kerätään tarvittaessa huoltajan suostumuksella tai myötävaikutuksella. Tietoyhteiskunnan palveluissa alle 13-vuotiaan suostumuksen antaa tai hyväksyy huoltaja (tietosuojalain 5 §).

13. Whistleblowing-ilmoituskanava

Tämä osio koskee erikseen Sleyn väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta käsiteltäviä henkilötietoja.

Tarkoitus: väärinkäytösepäilyjen vastaanottaminen, käsittely ja selvittäminen.
Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c) ja laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022, "ilmoittajansuojelulaki"). Mahdollisia rikoksia ja rikkomuksia koskevia tietoja käsitellään 10 artiklan mukaisesti.
Luottamuksellisuus: ilmoittajan henkilöllisyys sekä ilmoituksen kohde pidetään salassa, ja tietoja käsittelevät vain tähän nimetyt henkilöt.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset: tarkastusoikeutta (15 art.) voidaan rajoittaa siltä osin kuin se on välttämätöntä ilmoituksen selvittämiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Käsittelyn rajoittamista koskeva 18 artikla ei sovellu tähän käsittelyyn.
Säilytysaika: tiedot poistetaan viiden vuoden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta, ellei säilyttäminen ole tarpeen lakisääteisten velvoitteiden tai oikeusvaateiden vuoksi. Ilmoituksen kannalta selvästi merkityksetön tieto poistetaan ilman aiheetonta viivytystä, ja perusteettoman ilmoituksen sisältämät tiedot poistetaan 90 päivän kuluessa lopullisesta arvioinnista.
Luovutukset: tiedot voidaan luovuttaa viranomaisille, jos ilmoitus johtaa viranomaisilmoituksen tekemiseen.
Käsittelijä: ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta vastaa EasyWhistle (Cyberwatch Finland), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä 28 artiklan mukaisen sopimuksen nojalla. Palvelun kaikki tiedot säilytetään Euroopan unionin alueella ja suojataan vahvalla salauksella, ja palvelu anonymisoi myös ilmoittajan liittämät liitetiedostot.